Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020) jepotpuno nov zakon posle skoro 30 godina u ovoj oblasti, koji je ugasio
a) Zakon o kulturnim dobrima ("Sl. glasnik RS", br. 71/94, 52/2011 - dr. zakoni i 99/2011 - dr. Zakon) i
b) Zakon o arhivskoj građi Savezne Republike Jugoslavije ("Sl. list SRJ", br. 12/98, 13/98 - ispr.).
Novi zakon nije uneo velike novine u ovoj oblasti, što se tiče samog metoda i značaja uređenja i zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, ali se izrodio novi, elektronski oblik arhivske građe, ali i promenili mnogi propisi u tom periodu, te je morao da bude donet novi propis usklađen sa trenutnim zakonodavstvom.
Pored toga, obaveze subjekata su precizirane i pobrojane, a kazne za nepoštovanje propisa su uvećane do 200 puta! U ovoj činjenici „leži ključ“ primene. Niko nije bio zainteresovan da poštuje zakon zbog toga što se i plaćanje kazne pokazalo ekonomičnije od poštovanja obaveza iz zakona (kazna za nepoštovanje bila od 1000 do 10.000 rsd za pravno lice).
Podzakonski akti treba da budu doneti do 1.2.2020. godine – odnosno do početka primene zakona, međutim, ostavljena je mogućnost da primena novog zakona počne, a da nije gotov rad na izradi novih podzakonskih akta.
Nove obaveze za privredne subjekte
- da odrede odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
- da vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu; Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca. Arhivska knjiga (prepis arhivske knjige) se dostavlja nadležnom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.
- (obaveza i prema prethodnom zakonu, ali sada jasno precizirana) da donesu opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, da donesu Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao i opšti akt o načinu evidentiranja zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
Novim zakonom dat spisak/lista obaveza za subjekte(većina obaveza postojala i po prethodnom zakonu, mada subjekti nisu poštovali), te je svaki stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala u odavezi da:
1) obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
3) evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
4) predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
5) osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
6) vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
7) dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
8) pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
9) odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
10) omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
11) postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
12) obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Takođe, zakon o arhivskoj građi određuje obavezu za stvaraoce da donesu:
1) opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
3) opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Nove Kazne
Predviđena kazna za pravno lice iznosi od 50.000,00 do 2000.000, 00 dinara, a kazna za odgovorno lice je od 5.000,00 do 150.000, 00 dinara.
Ranije: 1.000 do 10.000 za pravno lice, a 100 do 1.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu. Povećale su se zaprećene kazne od 50 do čak 200 puta.