PRAVILNIK O LISTI KATEGORIJA ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANJA I DOSTUPNOSTI ZA OBLAST PRAVOSUĐA U REPUBLICI SRBIJI: Pravilnik se ne primenjuje neposredno u predmetima odobrenja uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kod stvaralaca pravosudne delatnosti, već da predstavlja osnov za izradu pojedinačnih Listi kategorija za ove stvaraoce

ZAKLjUČCI sa stručne Radionice za arhiviste i arhivare održane u okviru Međunarodnog arhivističkog saveta ADS-a u Šapcu, 8. -10.10.2025. godine, na temu:

• Valorizacija arhivske građe i dokumentarnog materijala u kontekstu najnovijih arhivskih zakonskih i podzakonskih propisa
• Elektronsko arhiviranje (E-arhiv) - aktuelni trenutak, prednosti, dileme i izazovi

Članovi Radne grupe ADS-a za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala van arhiva: dr Jasmina Živković, arhivski savetnik, Marija Todorović, arhivski savetnik, MA Jasmina Latinović, arhivski savetnik i Aleksandar Rafailović, viši arhivist povodom IX međunarodnog arhivističkog savetovanja “Šabac 2025” organizovali su stručnu Radionicu sa gore navedenim temama.

Valorizacija arhivske građe i dokumentarnog materijala u kontekstu najnovijih arhivskih zakonskih i podzakonskih propisa

1. Uz prisustvo kolega iz većine arhiva sa područja Republike Srbije može se konstatovati da je, kada je reč o prvoj temi, aktuelna informacija da je u skladu sa čl. 15. stav 2. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020), Ministarstvo pravde izradilo i donelo Pravilnik o listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i dostupnosti za oblast pravosuđa u Republici Srbiji ("Sl. glasnik RS", br. 10/2025), uz prethodno pribavljeno mišljenje Državnog arhiva Srbije. Ovim Pravilnikom su definisane kategorije dokumentarnog materijala i uređeni rokovi njihovog čuvanja za sudove svih instanci, javno tužilaštvo, javne beležnike, javne izvršitelje, javno pravobranilaštvo u Republici Srbiji.

Mišljenje/stav Radne grupe za zaštitu arhivske građe van arhiva, koji je podržan od strane svih kolega iz sektora zaštite arhivske građe van arhiva, jeste da se Pravilnik ne primenjuje neposredno u predmetima odobrenja uništenja bezvrednog dokumentarnnog materijala kod stvaralaca pravosudne delatnosti, već da predstavlja osnov za izradu pojedinačnih Listi kategorija za ove stvaraoce. To podržava i stav 14. st. 1. tačka 2. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti. S tim u vezi je prethodno izrađeno pismeno mišljenje Radne grupe potrebno dostaviti, pored Državnog arhiva Srbije i Arhivskom savetu, kao i svim javnim arhivima u Srbiji.

Prisutni upravitelji sudova izneli su ovom prilikom svoje stavove i primedbe u pogledu pojedinih rokova čuvanja, te je istaknuto da je za neke kategorije dokumentarnog materijala, koje sudovi stvaraju tokom svog administrativnog poslovanja rok čuvanja kratak dok je za pojedine kategorije rok čuvanja duži nego što bi operativno trebalo da bude. Takođe se mogla čuti i primedba da pojedinih kategorija, trenutno važeća Lista (misli se na Pravilnik o listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i dostupnosti za oblast pravosuđa u Republici Srbiji) NIJE obuhvatila. Istaknuta je i dobra saradnja sa odgovornim stručnim licima u nadležnim arhivima.

Na radionici je spomenuto da je Komora javnih izvršitelja pristupila izradi Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja uz konsultacije sa nadležnim Državnim arhivom Srbije, a na osnovu Pravilnika o listi kategorija za oblast pravosuđa.

 Stav struke je u tom smislu jedinstven po pitanju javnih tužilaštava, te je i ovom prilikom istaknuto da tužilaštvo deluje kao jedinstveni i samostalan državni organ na teritoriji Republike Srbije pa je kao takav i stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala, u obavezi da donese Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, na koju saglasnost daje Državni arhiv Srbije, i u kojoj će se izričito navesti da se tako doneta Lista primenjuje na sve instance javnih tužilaštava u zemlji.

Kolege su ovom prilikom apostrofirale da je na terenu primećeno da javni beležnici nemaju Delovodni protokol kao kategoriju te u tom smislu koriste Upisnik, što nije isto.

Kad je u pitanju dilema u vezi sa postupkom uništavanja, koju se neke kolege iznele kao trenutni problem, Radna grupa je jednoglasno bila stava da se postupak uništavanja obavlja isključivo na osnovu valorizovanih Lista kategorija koje su u svim registraturama pravosudne provinijencije izdali nadležni arhivi.

Što se tiče nadležnosti pravosudne provinijencije status registratura ostaje kao i do sada što je bio - tužilaštva, osnovni i viši sudovi “ostaju u nadležnosti regionalnih i gradskih arhiva, u skladu sa Rešenjem o utvrđivanju teritorija arhiva (Sl. gl. RS, br. 7/96)”, s tim što tužilaštva postupaju po jedinstvenoj Listi kategorija koju na osnovu Pravilnika donosi Državno tužilaštvo kako je napred navedeno, a sudovi donose sopstvene Liste na koje saglasnost daje nadležni javni arhiv.

Još jednom je istaknut stav da se nazivi kategorija u obrascu arhivske knjige imaoca i stvaraoca moraju unificirati sa nazivima kategorija iz valorizovane Liste kategorije istog imaoca i stvaraoca.

Zaključak prisutnih kolega bio je da je u narednom periodu neophodno da kolege iz Službe zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala van arhiva kontaktiraju stvaraoce sudske provinijencije te “prikupe što više informacija” u pogledu rokova čuvanja (dužih odnosno kraćih) kao i činjenice da pojedine kategorije stvaraju kategorije dokumentarnog materijala koje postojećim Pravilnikom nisu obuhvaćene, te će Radna grupa ADS-a za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala van arhiva sačiniti Dopis koji bi bio upućen nadležnom Ministarstvu pravde kako bi sačinili izmene i dopune istog.

U cilju standardizacije stručnih poslova, neophodno je da sve službe za zaštitu arhivske građe van arhiva u arhivima postupaju u skladu sa stručnim Mišljenjem u vezi vrednovanja arhivske građe i dokumentarnog materijala kod pravosudnih stvaralaca i u tom smislu usmeravaju stvaraoce kako bi isti ispunili svoje zakonske obaveze prema arhivskim propisima.

Elektronsko arhiviranje (E-arhiv) - aktuelni trenutak, prednosti, dileme i izazovi

2. Vojkan Gligorijević kao predstavnik Kancelarije za IT pri Vladi RS trebalo je da predstavi “testno okruženje” za E-arhiv. Međutim, V. Gligorijević je prisutnim kolegama u uopštenim crtama prezentovao dva vladina softverska rešenja E-arhiv i E-pisarnicu. Istakao je da će u narednom periodu verovatno biti organizovana obuka za kolege koji će raditi u E-pisarnici ili će na bilo koji način imati “dodirnih poslovnih tačaka” u tom okruženju. Gligorijević je istakao da je razvijanjem ova dva softverska rešenja ostvarena bolja komunikaciona mreža između svih državnih organa kao i da će biti uspostavljeni propisani standardi uz obaveznu primenu istih. Preduslov za praktičnu obuku u E-arhivu jeste da struka najpre “usaglasi” Katalog postupaka sa šifarnikom dokumentarnog materijala i rokovima čuvanja.

Diskusija u okviru ove tačke odnosila se na to da arhivi nisu tehnički još uvek spremni za implementaciju i rad E-pisarnice, neophodno je kadrovsko ostručavanje u tom smislu. Istaknuti su pozitivni primeri stvaralaca upravne provenijencije koji već primenjuju državnu e-pisarnicu u svom poslovanju (primer gradska uprava grada Šabac, opštinska uprava Veliko Gradište…). Kolege iz arhiva u Šapcu takođe imaju pozitivna iskustva u tom smislu. Bilo je mišljenja da bi se mogle obuke vršiti i individualno, na nivou saradnje svakog pojedinačnog arhiva sa stvaraocima uprave na njihovim teritorijama. Većina kolega je bila mišljenja da je potrebna zajednička edukacija stručnih zaposlenih u zaštiti arhivske građe van arhiva za rad u E-pisarnici i E-arhivu. Utisak je da softver za E-arhiv još uvek nije završen, a imperativno se očekuje rad u E-pisarnici i E-arhivu od 1. januara 2026. godine. Mišljenje kolega jeste da to nije realno.

U tom smislu dat je Zaključak u vezi teme elektronskog arhiviranja: neophodno je edukovati stručne zaposlene u “testnom” okruženju, jer se rad stvaralaca upravne provenijencije u E-pisarnici razlikuje od rada stručnih lica u arhivima, razrešiti sve nedoumice u vezi Kataloga postupaka sa šifarnikom dokumentarnog materijala i rokovima čuvanja (državna lista kategorija), razmeniti međusobno iskustva iz rada stvaralaca koji već primenjuju E-pisarnicu i sačekati da se izradi i deo softvera za E-arhiv.

Zaključke sa radionice izradili:

Dr Jasmina Živković, arhivski savetnik, MA Jasmina Latinović, arhivski savetnik, Marija Todorović, arhivski savetnik Aleksandar Rafailović, viši arhivist

Izvor: Vebsajt Arhivističko društvo Srbije, 18.11.2025.
Naslov: Redakcija