PRAVILNIK O OBRASCU ARHIVSKE KNJIGE

Član 1

Ovim pravilnikom propisuje se obrazac arhivske knjige koju vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Član 2

Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, odnosno opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog i dokumentarnog materijala iz ranijih godina, koju su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala obavezni da vode od osnivanja, kao i dokumentarnog materijala koji se po bilo kojem osnovu nalazi kod stvaraoca i imaoca.

Arhivska knjiga se može voditi u papirnom i elektronskom obliku.

Arhivska knjiga vodi se na obrascu AK, koji je odštampan na kraju ovog pravilnika i čini njegov sastavni deo.

Član 3

Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (dalje u tekstu: Lista kategorija).

Član 4

Obrazac arhivske knjige:

1) prva rubrika "Redni broj" - u ovu rubriku upisuju se od broja jedan nadalje brojevi dokumentarnog materijala iste vrste (iste klasifikacione oznake) nastalog tokom jedne godine, bez obzira na broj jedinica. Redni brojevi se nastavljaju u knjizi kontinuirano iz godine u godinu. Dokumentarne jedinice obeležavaju se rednim brojem pod kojim se materijal određene vrste vodi u arhivskoj knjizi;

2) druga rubrika "Datum upisa" - upisuje se dan, mesec i godina upisa dokumentarnog materijala. Dokumentarni materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do kraja aprila naredne godine;

3) treća rubrika "Godina nastanka" - upisuje se godina, odnosno razdoblje u kojem je dokumentarni materijal nastao. Za dokumentarni materijal koji obuhvata podatke iz više godina, upisuje se početna i završna godina, odnosno raspon godina (na primer: matična knjiga za period 1960-1964);

4) četvrta rubrika "Sadržaj" - upisuje se kratka sadržina dokumentarnog materijala;

5) peta rubrika "Klasifikaciona oznaka" - upisuje se klasifikaciona oznaka dokumentarnog materijala;

6) šesta rubrika "Rok čuvanja iz Liste kategorija" - upisuje se rok čuvanja dokumentarnog materijala iz usvojene Liste kategorija;

7) sedma rubrika "Broj saglasnosti na Listu kategorija" - upisuje se broj saglasnosti nadležnog arhiva na usvojenu Listu kategorija;

8) osma rubrika "Količina dokumentarnog materijala" - upisuje se ukupan broj jedinica (fascikla, kutija, registrator) istovrsnog dokumentarnog materijala, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala i elektronske arhivske građe upisuje se format i memorijski kapacitet za svaki unos posebno;

9) deveta rubrika "Prostorije i police/uređaji za skladištenje sa lokacijom" - upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici i ormaru je smešten dokumentarni materijal, kao i sve promene u vezi sa smeštajem, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala upisuje se vrsta uređaja za skladištenje podataka sa lokacijom gde se nalazi;

10) deseta rubrika "Broj i datum zapisnika" - upisuje se broj i datum davanja saglasnosti od strane nadležnog arhiva za izdvajanje radi uništenja dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja;

11) jedanaesta rubrika "Primedba" - upisuju se podaci u vezi sa izdvajanjem ili predajom arhivske građe nadležnom javnom arhivu, odnosno dodatne informacije od značaja za pretragu i pristup podacima.

Član 5

Papirni oblik arhivske knjige je knjiga tvrdog poveza horizontalnog formata A4.

Na koricama arhivske knjige odštampan je naziv Arhivska knjiga, prostor u koji se upisuje naziv stvaraoca i imaoca, mesto, i raspon brojeva u knjizi.

Stranice knjige, osim prvog i poslednjeg lista, numerisane su.

Član 6

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".

Obrazac AK

ARHIVSKA KNJIGA